Datenschutzhinweise
Diese Hinweise beschreiben, welche personenbezogenen Daten VereinsMoment verarbeitet, wenn du die Website besuchst, ein Konto anlegst, einen Verein registrierst oder das Portal nutzt.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich ist Robin Kalfhues, der VereinsMoment als Einzelunternehmer anbietet:
Robin Kalfhues
Grotekamp 3a
45721 Haltern am See
Deutschland
E-Mail: info@vereinsmoment.de
Für die Inhalte und Personendaten, die ein Verein in VereinsMoment verwaltet (zum Beispiel Fotos, Namen von Mitgliedern oder Beitragstexte), ist der jeweilige Verein verantwortlich. VereinsMoment verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen dazu richtest du am besten zuerst an deinen Verein.
2. Aufruf von Website und Portal
Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen. Sie dienen der Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger und sicherer Betrieb.
3. Konto und Anmeldung
Für ein Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, einen nicht rückrechenbaren Passwort-Hash, gegebenenfalls das Geheimnis für die Zwei-Faktor-Anmeldung sowie Sitzungs-, Berechtigungs- und Sicherheitsdaten (zum Beispiel letzte Anmeldungen). Wir speichern außerdem, wann du die Nutzungsbedingungen bestätigt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Missbrauchsschutz und Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bei der Registrierung prüfen wir, ob dein Passwort in bekannten Datenlecks vorkommt. Dafür werden nur die ersten fünf Zeichen eines Hash-Werts deines Passworts an den Dienst „Pwned Passwords“ übermittelt; daraus lässt sich weder das Passwort noch deine Person ableiten.
4. Registrierung eines Vereins und Testversion
Wenn du einen Verein registrierst, verarbeiten wir die Angaben zum Verein, die Bestandsaufnahme, eure Ziele und den gewählten Termin für die Einführung. Die Einführung findet per Video statt; den Link erhältst du mit der Terminbestätigung, für den Videodienst gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Testversion).
5. Nutzung des Portals
Im Arbeitsbereich verarbeiten wir die Vereinsdaten, Inhalte, Dateien, Berechtigungen und Bearbeitungsstände, die ihr bereitstellt. Zugriffe sind an Mitgliedschaften und Rechte je Abteilung gebunden. Hochgeladene Dateien werden vor der Nutzung automatisch auf Schadsoftware geprüft.
6. KI-Funktionen
KI wird nur tätig, wenn du ausdrücklich eine KI-Funktion startest. Dann werden die dafür nötigen Eingaben (Texte, Bilder, Dokumente oder Sprachaufnahmen) an die KI-Dienste von Microsoft Azure übermittelt: Azure OpenAI für Texte und Bilder, Document Intelligence zum Auslesen von Dokumenten und Speech für Sprache. Microsoft verwendet diese Eingaben nicht zum Training seiner Modelle. Die Azure-OpenAI-Bereitstellung ist in Schweden eingerichtet; die Verarbeitung der einzelnen Anfrage kann nach Auslastung auch in anderen Microsoft-Rechenzentren außerhalb der EU erfolgen (siehe Abschnitt 9). KI-Ergebnisse sind Vorschläge; bitte prüft Fakten vor einer Veröffentlichung.
7. Veröffentlichen auf Social Media
Verbindet ein Verein ausdrücklich Social-Media-Konten, übermitteln wir zum Veröffentlichen die freigegebenen Inhalte, Termine und die nötigen Zugangsschlüssel an unseren Veröffentlichungsdienstleister und von dort an die gewählte Plattform (zum Beispiel Facebook, Instagram, TikTok, YouTube oder LinkedIn). Facebook und Instagram werden teilweise auch direkt über die Schnittstelle von Meta angesprochen. Die Plattformen verarbeiten die Inhalte als eigene Verantwortliche nach ihren Datenschutzhinweisen.
8. E-Mails und Kontaktformular
Service-Mails zu Konto, Sicherheit, Einladungen und Terminen versenden wir über Azure Communication Services (Datenort Europa) von DoNotReply@vereinsmoment.de. Weitere Mails erhältst du nur, wenn du sie ausdrücklich gewählt hast; das kannst du unter „Mein Konto“ jederzeit ändern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn du uns schreibst, per E-Mail oder über das Kontaktformular, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Verein, Thema und Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei Fragen zur Nutzung lit. b). Das Formular speichert nichts in VereinsMoment, sondern schickt die Nachricht per E-Mail (Azure Communication Services) an unser Postfach bei united-domains. Dort löschen wir sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
9. Dienstleister und Empfänger
Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung beziehungsweise deren Datenschutzbedingungen:
- Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin (Microsoft Azure): Hosting von Webanwendung und Dateien in West Europe (Niederlande), Datenbank in Germany West Central (Frankfurt), KI-Dienste, E-Mail-Versand.
- TONVI TECH S.L., Málaga, Spanien: Veröffentlichung auf Social-Media-Plattformen. Server in Deutschland, einzelne Unterauftragnehmer auch in den USA.
- united-domains GmbH, Starnberg: Domain und Postfächer von vereinsmoment.de.
Soweit Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden können (insbesondere USA), stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, sowie auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).
10. Cookies und Speicherung im Browser
Für die Anmeldung verwenden wir die Cookies vm_session (bis zu acht Stunden) und vm_login_csrf (bis zu einer Stunde). Im Speicher des Browsers können ausgewählter Verein, Einladung, Registrierungsangaben und Arbeitsentwürfe liegen. Diese Speicherung ist für die angeforderte Funktion notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Tracker ein.
Die öffentlichen Seiten der Website setzen keine Cookies. Beim ersten Besuch fragen wir in einem Hinweis, ob du einer Besucherstatistik zustimmst; derzeit setzen wir keine ein. Deine Auswahl speichern wir nur in deinem Browser (localStorage, Eintrag „vm-consent“: Auswahl, Version des Hinweises, Zeitpunkt), damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite kannst du sie jederzeit ändern. Schriften und Bilder laden wir vom eigenen Server; Inhalte von Drittanbietern binden wir nicht ein.
11. Speicherdauer
Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Eine Löschung wird nach 30 Tagen ausgeführt, damit versehentliche Anträge rückgängig gemacht werden können. Daten eines Vereins aus der Testversion löschen wir spätestens 30 Tage nach Ende der Testphase, wenn der Verein VereinsMoment nicht weiter nutzt; vorher könnt ihr eure Daten herunterladen. Technische Protokolle bewahren wir nur so lange auf, wie sie für Betrieb und Sicherheit nötig sind; Sicherungskopien laufen nach ihren Fristen aus. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
12. Deine Rechte
Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine Datenauskunft kannst du unter „Mein Konto“ selbst herunterladen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen; eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an info@vereinsmoment.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.
Stand: 28. Oktober 2026